テンプレートとヒントを使用して、IT予算を一年中簡素化

ホリデーシーズンに向かうにつれて、あなたの年次予算を巻き返しているか遅くに実行している可能性があります。だから私は、あなたのプロセスが高度に構造化されているか、より柔軟であるかどうかにかかわらず、IT部門の予算の一般的なタスクを検討する際に考慮すべきいくつかの戦略を共有します。これらのアイデアのいくつかは、正式な予算に取り組んでいるときに役立ちますが、他のものは1年中使用するためのベストプラクティスであり、いったん準備が整うと、毎日の雑用がずっと楽になります。

予算に使用するExcelテンプレートをダウンロードすることもできます。詳細な広告申込情報のタブと、支出のカレンダーなど、情報のさまざまなビューを示すピボットテーブルの自由使用。このダウンロードには、モデルとして機能するようにさまざまなカテゴリのサンプルスプレッドシートが含まれています。

編集者注:この記事はもともと、ウェブサイトとelaptopcomputer.comの合弁企業として登場しました。ここでは、IT予算2016:CIOのガイドの一部として再掲載しています。この記事で参照されているExcelテンプレートをダウンロードするには、の7日間無料トライアルにサインアップする必要があります。

このアイテムははるかに重要です。

私は設立され、完全に1人の女性が所有している会社のために働いています。私が彼女のために働くことを学んだ多くの事の一つは、私が彼女の視点からやること全てを見ることです。私がITを購入すると、そのお金は、文字通り、彼女のポケットから出てきます。私は自分自身に尋ねる必要があります:この購入は理にかなっていますか?それは会社のお金の最大の利用ですか?それが私のお金だったら、Xbox Oneや新車を買うよりもこの購入が重要だということに同意しますか?

大規模な上場企業でも働いています。しかし、特定の人に自分の財布を開き、そのドルを手渡すように依頼するのと同じように、ドルの価値を握るものはありません。

上記のテストに合格したすべての広告申込情報について、各項目の英語(つまり、非技術)の説明が含まれていることを確認します。私の上司は、その詳細レベルに入ることを望んでいないかもしれません。しかし、彼女がしている場合、私は彼女がドルのすべてがどこに行くのか理解できるようにしたい。

同様に、可能な限り、私は購入のROI /価値についていくつかの説明を含めるようにしています。これは、より大きな新しい取り組みのための必須かつ正式な訓練です。しかし、小規模な購入や経費の繰り返しでも、私は「なぜ」の説明を提供しようとします。これは優先順位付けを支援します(後で説明します)。

私は、私の部署の経費をより良く管理し、翌年の予算を比較的痛みを伴わないプロセスにするために、一年を通じて多くの実践を続けています。本当に、私は一年中予算の基礎を築いています。ここにいくつかの提案があります。

あなたが行くときに費やすものを追跡します。簡単なものから始めましょう。購入するたびに、予算の広告申込情報と比較してトラッキングします。たぶんあなたはこれのためのシステムを持っているかもしれません、あるいは多分あなたはスプレッドシート上でそれをやります。あなた自身の手間を省き、1年分の電子メールを週末に掘り起こして、前年度の費用を把握している状況に終わらないようにしてください。可能な限り「キャッチオール」バケットを避けてください。

計画外購入を行うときを認識します。計画外の購入を実行し、実行中の予算に文書化する必要がある場合は、了承してください。来年の予算に取り組む時期が来たら、あなたはその試合に先んじて道を行くでしょう。昨年の予算とその年のすべての支出があり、それらの支出がどれだけ近づいているかを見ることができます。これにより、コストを予測して予測を正当化するために必要な情報が得られます。

また、CEOやCFOが私に来て、予算が期限切れになるずっと前の来年の費用についての「迅速なガイダンス」を求めてきた状況もたくさんありました。あなたが行くにつれて追跡することで、あなたはあなたが住むことのできる素早い番号を思いつくことができます。

経費を追跡する。 IT部門にはあらゆる種類の経費があります。そして、彼らは同じ間隔で再発しません。私の部署では、ソフトウェアアシュアランスの年間費用、2年ごとの機器サポート費用、複写機などの年間3回のベンダー契約があります。各ベンダーは異なる契約期間を持ち、各契約には異なる更新日があります。私たちは、これらの契約すべてを厳密に追跡します。

これを行うには、SharePointなどのツールが最適です。契約に関するすべての重要な情報を追跡するカスタムリストを作成することができます

SharePointはこれには最適なソリューションですが、多くのオプションがあります。 CRMシステムにカスタムトラッキングフォームを作成しました。

契約の終了日と支払日を追跡します。これが私たちにとって重要なデータ要素でした。各契約に支払期限が到来したことを知ることで、来月、四半期、または年の経費を一目で把握することができます。最初にこのイニシアチブを開始したとき、すべての契約をロード(および発見)するには時間をかけて投資しました。しかし、それは私たちの契約プロセスの一部であり、第二の性質になっています。私は常に、次の四半期、来年のリスト、および既存のすべての契約の翌年の費用から数回クリックしています。

ベンダー、連絡先情報、サービスの説明とレベル、資産タグ(機器サポートのような資産固有の契約の場合)、更新日、期間、費用、支払い条件(年間支払い、四半期など)

ベンダー評価のリードタイムを追跡します。契約ごとに1つの追加フィールドを追跡します。これを「地平線」と呼びます。これは、ベンダー代替案を検討したい契約終了日前の日数です。各契約には、30日、60日、90日などの水平線でタグが付けられます。毎月更新される自動化されたレポートを予定しています。このレポートには、更新日が「地平線」にあるすべての契約が表示されます。これにより、契約を更新し、代替案を評価し、交渉を開始するかどうかを検討する時間が与えられます。これは、長期契約に縛られ、契約終了日より90日(またはそれ以上)前に書面で通知して罰金なしで取り消すSaaS契約など、自動更新する契約に特に便利です。

部門別の新規採用者の費用を追跡します。私が毎年更新している別の予算項目は、新しい雇用の費用です。私は通常、この情報を年中何度も尋ねられます。そして、各部門が年間予算に取り組んでいるとき、私たちは計画されている雇用の本当のコストを思いつく数字を持っています。

項目化されたコストには、ハードウェア、ソフトウェア、およびその他のライセンスが含まれます。私はこの情報を部門別に追跡しています。新しい販売担当者にはラップトップと企業の携帯電話が発行され、新しいカスタマーサービス担当者にはPCとソフトフォンが提供されます。すべてのユーザーにはサーバーCAL、ウイルス対策ライセンス、Windows、Officeが必要です。財務の人々は、会計システムのライセンスを必要とします。開発者は開発ツールのライセンスが必要です。それぞれのリストは広範囲です。場合によっては、コストは真の支出(ラップトップのような)です。場合によっては、1人のユーザーに割り当てることができる大規模な購入のほんの一部です(25個のユーザーCALを購入した場合など)。目標は、従業員を1人増員するための追加コストを文書化することです。

さて、上記のすべての項目は、(理想的には)一年中やっていることです。公式の予算を実際にまとめていくときに、いくつかの点を考慮する必要があります。予算をゼロから作成している場合は、テンプレートを使い始めることができます。しかし、私はあなたが何を使うにしても、次のことを考慮することをお勧めします。

私は、彼らが新しいイニシアチブであるか、定期的な経費であるか、給料であるかによって、コストを削減します。 「全年の予算編成」アプローチを採用していれば、予算の新しいイニシアチブコンポーネントがほとんどの時間を費やすことになるでしょう:デスクトップハードウェア、ネットワークハードウェア、ソフトウェア、プリンタ/コピー機、テレコムなど、コストの種類を追跡します:機器、ソフトウェアライセンス、サポートなど。

調査:IT予算 – 2016年のドライバー、動向、懸念事項、エンドユーザーIT予算政策、ツールキット:ベンダー契約更新プランナー、情報技術コスト/利益計算ツール、elaptopcomputer.comの減価償却計算ツール

その他のIT予算管理リソース

分類、分類、分類。予算テンプレートは、さまざまな方法ですべての広告申込情報を分類します

財務官は、支出をどのように分類すべきかという独自の考え方を持っています。たとえば、購入が償却可能資産であるかどうかの判断を支援するためにIT担当者を探すかもし​​れません。

優先順位を示します。最終的には残念ながら、予算は有限です。計画された購入は、限られたリソースが費やされているものについての決定が行われるように、優先順位を付ける必要があります。

支出のカレンダーを提供する。私の予算には、購入が年間を通して起こると予想されるときの可視性を提供する支出のカレンダーが含まれています。私は各項目を四半期ごとに追跡します。一部の組織では、これを月別に見たいと思っている人もいれば、その年の半分を知っている人もいます。

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